Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra
Índex
[Mostra/Amaga]Títol primer. Disposicions generals
Capítol primer. Conceptes
Article 1. El sistema d’arxius del Govern
El sistema d’arxius del Govern d’Andorra està constituït pel conjunt d’òrgans encarregats de la conservació i la custòdia dels documents que integren el patrimoni documental del Govern.
Article 2. Definicions
A efectes d’aquest Reglament s’entén per:
a) Document: qualsevol expressió, en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material i creat en qualsevol entorn (informàtic, telemàtic, etc.)
b) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
c) Arxiu: la institució responsable d’organitzar, descriure, conservar i difondre els documents i els fons documentals per a la gestió administrativa, la informació, la investigació i la cultura. S’entén també per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.
d) Arxius de gestió: són els constituïts per la documentació activa de les unitats administratives que l’han generada o rebuda.
e) Arxius centrals: són els constituïts per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.
f) Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s’utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats.
g) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
h) Documentació en fase inactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la vigència administrativa, té valors de caràcter d’informació, testimonial i històric.
b) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
c) Arxiu: la institució responsable d’organitzar, descriure, conservar i difondre els documents i els fons documentals per a la gestió administrativa, la informació, la investigació i la cultura. S’entén també per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.
d) Arxius de gestió: són els constituïts per la documentació activa de les unitats administratives que l’han generada o rebuda.
e) Arxius centrals: són els constituïts per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.
f) Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s’utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats.
g) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
h) Documentació en fase inactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la vigència administrativa, té valors de caràcter d’informació, testimonial i històric.
Article 3. Àmbit d’aplicació
Aquest Reglament s’aplica a tots els documents, en qualsevol suport físic, generats, rebuts o reunits per:
a) El Govern d’Andorra
b) Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic.
b) Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic.
Article 4. Patrimoni documental del Govern
La documentació generada i rebuda per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives al Govern d’Andorra forma part del patrimoni documental del Govern i mai pot ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l’exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació s’ha de dipositar al ministeri corresponent o bé transferir-la a l’Arxiu Nacional d’Andorra.
Article 5. Sistema general de gestió de la documentació
Article 5.1. El sistema general de gestió de la documentació administrativa del Govern d’Andorra és el conjunt d’operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s’adrecen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient.
Article 5.2. Els elements bàsics del sistema general són els quadres de classificació funcionals, els inventaris, les taules d’avaluació i els fulls de transferència.
Article 5.3. L’aplicació del sistema general es basa en una aplicació informàtica administrada per l’Àrea d’Arxius.
Registreu-vos a LesLleis.com per
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.