Decret pel qual s’aprova el Reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra
Exposició de motius
L’objectiu del present Reglament és regular, de conformitat amb la Llei 9/2003 de 12 de juny del Patrimoni Cultural d’Andorra i el Reglament d’organització i de funcionament del sistema d’arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra aprovat en sessió de Govern, el 6 d’abril del 2005, el funcionament de l’Arxiu Nacional d’Andorra, així com les tècniques per al tractament dels documents i les condicions d’accés a la documentació.LesLleis.com
El 22 de desembre de 1975 el Consell General creava per reglament els Arxius Nacionals d’Andorra amb un text que definia de forma general la concepció dels arxius nacionals així com la natura dels documents que els composaven i determinava els càrrecs i les atribucions del personal encarregat del funcionament d’aquest servei.
Atès que l’estructura establerta resulta inapropiada per a les necessitats actuals i que la composició i el fons documental de l’Arxiu Nacional d’Andorra ha canviat i s’ha vist incrementat amb nous ingressos, es fa necessària la redefinició de les funcions i competència de l’Arxiu i la reestructuració interna de l’Arxiu Nacional d’Andorra.
En aquest Reglament es contemplen els principis generals, les finalitats i els objectius i, també, defineix una sèrie de conceptes bàsics. Per portar a terme aquests objectius aquest Reglament s’estructura en set capítols. En el primer s’hi reflecteixen les consideracions generals sobre el que es considera el concepte, el caràcter de servei públic i les funcions de l’Arxiu Nacional d’Andorra.
El segon capítol recull l’estructura de l’Arxiu Nacional d’Andorra, així com les atribucions i les obligacions del/de la cap de l’Arxiu Nacional d’Andorra i del personal tècnic i auxiliar adscrit a l’Arxiu.
En els capítols III, IV i V es tracta de les condicions d’accés a la documentació. El capítol III, inclou les excepcions al principi de lliure accés i la diferenciació entre les consultes de caràcter intern i extern. Els capítols IV i V, desenvolupen l’accés formal a la documentació (procediment de consulta, condicions, requisits per a la reprografia de documents i el préstec).
El capítol VI defineix la forma en què es realitza la transferència de documents, que poden procedir de les dependències administratives del Govern d’Andorra (transferències ordinàries) o de donació, dipòsit i llegat (transferències extraordinàries).
El capítol VII contempla la funció cultural de l’Arxiu, establint la necessitat de portar a terme una sèrie d’activitats per tal de procedir a la difusió del patrimoni documental d’Andorra (publicacions, exposicions, seminaris, tallers pedagògics o cursos).
A proposta del ministre d’Educació, Cultura, Joventut i Esports, el Govern, en la sessió del 6 d’abril del 2005,
Decreta
S’aprova el Reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra, que entrarà en vigor al cap de quinze dies de ser publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
Reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra
Capítol primer. Disposicions generals
Article 1
Objecte del reglament
El reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra té l’objectiu de garantir l’accés, el tractament i la difusió del patrimoni documental d’Andorra tant per part de l’Administració de l’Estat i dels organismes i entitats que en depenen, de les entitats privades, de les persones físiques i empreses privades com dels administrats.Article 2
Definicions
A efectes d’aquest Reglament s’entén per:a) Accés: la disponibilitat dels documents per a la seva consulta, mitjançant el procediment de localització establert.
b) Document: qualsevol expressió, en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material.
c) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
d) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
e) Reprografia: el conjunt de tècniques i procediments de còpia o microcòpia d’aplicació sobre els fons documentals.
b) Document: qualsevol expressió, en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material.
c) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
d) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
e) Reprografia: el conjunt de tècniques i procediments de còpia o microcòpia d’aplicació sobre els fons documentals.
Article 3
Conservació i organització del patrimoni documental
La conservació i l’organització del patrimoni documental d’Andorra té l’objectiu fonamental de satisfer les necessitats d’informació i documentació per a una correcta gestió administrativa, justificar els drets de les persones físiques o jurídiques, públiques o privades, i facilitar la informació i documentació necessàries per a la recerca i la investigació històriques.Article 4
Funcions de l’Arxiu Nacional d’Andorra
L’Arxiu Nacional d’Andorra té les funcions següents:a) Rebre la documentació en fase semiactiva d’ús infreqüent i de conservació permanent produïda o rebuda per l’Administració de l’Estat i dels organismes i entitats que en depenen, preservar-la i tenir-la a disposició de les institucions públiques i dels administrats.
b) Ingressar, conservar i difondre els fons i els documents privats que pel seu valor testimonial facin referència a Andorra i siguin d’una rellevància especial.
c) Elaborar els instruments de descripció necessaris per a una correcta comunicació de la documentació.
d) Promoure les activitats de difusió del patrimoni documental que custodia.
e) I totes aquelles altres funcions que impliquin l’organització i el tractament de la documentació constitutiva del patrimoni documental d’Andorra.
b) Ingressar, conservar i difondre els fons i els documents privats que pel seu valor testimonial facin referència a Andorra i siguin d’una rellevància especial.
c) Elaborar els instruments de descripció necessaris per a una correcta comunicació de la documentació.
d) Promoure les activitats de difusió del patrimoni documental que custodia.
e) I totes aquelles altres funcions que impliquin l’organització i el tractament de la documentació constitutiva del patrimoni documental d’Andorra.
Article 5
El patrimoni documental d’Andorra
El patrimoni documental d’Andorra susceptible de formar part del fons de l’Arxiu Nacional d’Andorra és constituït pel conjunt de documents següents:a) Els produïts o rebuts en l’exercici de les seves funcions pels poders públics d’Andorra, incloses les institucions històriques, les entitats parapúbliques, les persones físiques i jurídiques gestores de serveis públics o les entitats de capital social majoritàriament públic.
b) Els de més de trenta anys d’antiguitat produïts o rebuts en l’exercici de les seves funcions per entitats privades sense afany de lucre que desenvolupin la seva activitat a Andorra.
c) Els de més de cent anys produïts o rebuts per qualsevol persona física o empresa privada, i els de menor antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys.
d) Els produïts o rebuts per persones físiques privades en l’exercici de funcions públiques, en especial, els protocols notarials.
e) Els documents objecte de cessió o donació expressa.
b) Els de més de trenta anys d’antiguitat produïts o rebuts en l’exercici de les seves funcions per entitats privades sense afany de lucre que desenvolupin la seva activitat a Andorra.
c) Els de més de cent anys produïts o rebuts per qualsevol persona física o empresa privada, i els de menor antiguitat que hagin estat produïts en suports de caducitat inferior als cent anys.
d) Els produïts o rebuts per persones físiques privades en l’exercici de funcions públiques, en especial, els protocols notarials.
e) Els documents objecte de cessió o donació expressa.
Registreu-vos a LesLleis.com per
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.