DECRET D’APROVACIÓ DEL REGLAMENT DE TRANSFERÈNCIES DE DOCUMENTS DEL GOVERN D’ANDORRA
Índex
[Mostra/Amaga]Exposició de motius
Atès que el Govern disposa d’un Sistema d’arxius integrat pels òrgans següents: els Arxius de gestió, l’Arxiu central també anomenat Arxiu intermedi, i l’Arxiu Nacional d’Andorra, coordinats per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, que s’encarreguen del tractament, la conservació i la custòdia dels documents des de la seva creació fins a la seva eliminació o arxivament definitiu a l’Arxiu Nacional d’Andorra.LesLleis.com
Atès que una de les millores qualitatives que es poden fer en la gestió dels documents del Govern d’Andorra és organitzar la circulació de la documentació en el sistema d’arxius propi, en funció dels valors que la documentació té en cada moment.
Atès que el sistema d’arxius del Govern estableix que, un cop expirat el termini d’utilització, la documentació s’ha de transferir dels arxius de gestió a l’Arxiu intermedi i d’aquest a l’Arxiu Nacional d’Andorra, en el termini i les condicions que s’estableixen en les taules d’avaluació i els calendaris de transferències.
Atesa la necessitat d’evitar l’acumulació de documentació d’ús poc freqüent a les oficines.
Vista la Llei 9/2003, del 12 de juny, del patrimoni cultural d’Andorra.
Vist el Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra, del 6 d’abril del 2005.
Vist el Reglament de l’Arxiu Nacional d’Andorra, del 6 d’abril del 2005.
Vist el Reglament organitzatiu de la Comissió d’Avaluació de la Documentació (CAD), del 8 de juliol de 1998.
A proposta de la ministra d’Educació i Cultura, en la sessió del 15 de setembre del 2010,
Decreta
Article únic
S’aprova el Reglament de transferències de documents del Govern d’Andorra, que entrarà en vigor al cap de quinze dies hàbils a partir de l’endemà de ser publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
REGLAMENT DE TRANSFERÈNCIES DE DOCUMENTS DEL GOVERN D’ANDORRA
Article 1
Objecte del Reglament
Aquest Reglament estableix el sistema que regula les transferències de la documentació del Govern d’Andorra i dels òrgans que en depenen un cop expirat el termini de la seva utilització.Aquest Reglament defineix el procediment de transferència de documentació entre els òrgans del sistema d’arxius del Govern: Arxius de gestió, Arxiu central o intermedi i Arxiu Nacional d’Andorra.
Article 2
Definicions
A efectes d’aquest Reglament s’entén per:a) Arxius de gestió, també anomenats arxius d’oficina: són els arxius de cada unitat administrativa, servei, àrea o departament que custodien la documentació durant el període en què es crea, es rep i s’utilitza. En aquesta fase, els documents són a prop de la persona encarregada de tramitar-los, que els ha de tenir a l’abast.
b) Arxiu central o intermedi: és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació quan ja no és necessària per a la feina diària de les oficines i només és objecte de consulta esporàdica. Normalment sol acollir documentació a partir dels cinc anys del tancament del procediment pel qual s’ha rebut o creat.
c) Document d’arxiu: és la informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.
d) Expedient: és un conjunt de documents administratius, produïts o rebuts per l’Administració, que són el resultat d’un procés de tramitació destinat a la gestió o resolució d’un assumpte concret i estan organitzats de manera sistemàtica.
b) Arxiu central o intermedi: és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació quan ja no és necessària per a la feina diària de les oficines i només és objecte de consulta esporàdica. Normalment sol acollir documentació a partir dels cinc anys del tancament del procediment pel qual s’ha rebut o creat.
c) Document d’arxiu: és la informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.
d) Expedient: és un conjunt de documents administratius, produïts o rebuts per l’Administració, que són el resultat d’un procés de tramitació destinat a la gestió o resolució d’un assumpte concret i estan organitzats de manera sistemàtica.
L’expedient és la materialització d’un procediment o activitat, serveix d’antecedent i fonamenta la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.
e) Formulari de transferència: document normalitzat i imprès que s’adjunta a la remissió de documentació per proporcionar les dades necessàries i deixar constància jurídica de la responsabilitat de la custòdia dels fons.
f) Sèrie documental: documents classificats i ordenats d’acord amb un pla d’arxivatge o mantinguts com una unitat en ser el resultat d’un mateix procediment, a causa de la seva mateixa tipologia, o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.
g) Sistema general de gestió de la documentació: conjunt d’operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s’adrecen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient.
h) Transferència de documentació: procediment pel qual es produeix el canvi de la custòdia, la propietat o la responsabilitat sobre els documents. La documentació passa de l’oficina gestora a l’arxiu, d’acord amb el cicle de vida definit per la Comissió d’Avaluació de la Documentació.
f) Sèrie documental: documents classificats i ordenats d’acord amb un pla d’arxivatge o mantinguts com una unitat en ser el resultat d’un mateix procediment, a causa de la seva mateixa tipologia, o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.
g) Sistema general de gestió de la documentació: conjunt d’operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s’adrecen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient.
h) Transferència de documentació: procediment pel qual es produeix el canvi de la custòdia, la propietat o la responsabilitat sobre els documents. La documentació passa de l’oficina gestora a l’arxiu, d’acord amb el cicle de vida definit per la Comissió d’Avaluació de la Documentació.
Article 3
Àmbit d’aplicació
Aquest Reglament s’aplica a les transferències de documents en qualsevol suport físic, generats, rebuts o reunits pel Govern d’Andorra i les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic. Així mateix, s’emmarca en la definició dels procediments que conformen el sistema de gestió de la documentació del Govern d’Andorra.Article 4
Objectius de la transferència
La transferència de documentació té dos objectius:1) Facilitar la gestió de la documentació a les oficines en traslladar a un centre d’arxiu especialitzat la documentació d’ús menys freqüent, així com organitzar-la, conservar-la i custodiar-la per evitar-ne l’acumulació d’ús poc freqüent a les oficines.
2) Garantir la preservació de la documentació que forma part del patrimoni documental d’Andorra i transferir la custòdia en el moment que calgui a l’Arxiu Nacional d’Andorra.
Article 5
Transferències a l’Arxiu central i a l’Arxiu Nacional d’Andorra
La documentació de procediments finalitzats que encara tingui una utilitat administrativa, jurídica o econòmica vigent s’ha de transferir a l’Arxiu central o intermedi. Mentrestant, l’oficina productora ha de conservar la documentació i assegurar-ne la conservació en les condicions adequades.L’Arxiu central o també anomenat intermedi és gestionat per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents. Tots els ministeris han de mantenir en bon estat els dipòsits de documentació.
La documentació de conservació permanent quan ja no tingui una utilitat administrativa, jurídica o econòmica vigent, s’ha de transferir de l’Arxiu central o intermedi a l’Arxiu Nacional d’Andorra.
En el cas que la documentació tingui valor testimonial i sigui de conservació permanent, l’Arxiu Nacional, per raons de preservació i sempre que hagi finalitzat el procediment, pot acceptar transferències de documentació amb utilitat vigent directament de l’oficina gestora.
Registreu-vos a LesLleis.com per
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.
accedir al contingut complert d'aquesta pàgina.